853-868 Holdings

Γενικές οδηγίες

  • Ως πρότυπο χρησιμοποιείται το  ANSI/NISO. 
  • Τα σημεία στίξης “< >” αφορούν προσωρινά πεδία και δε χρησιμοποιούνται.
  • Επιβάλλεται η χρήση των παρακάτω πεδίων στο record των holdings:

Έντυπες περιοδικές εκδόσεις

α. 082, 050 κλπ. ή 099 με την φράση «Με αλφαβητική σειρά» όταν απουσιάζει ταξινομικό/ταξιθετικό καθιερωμένο σύστημα,

β. 853-856 κατά περίπτωση

Ηλεκτρονικές περιοδικές εκδόσεις

(Υπό επεξεργασία)

  • Τα textual holdings της Βιβλιοθήκης (πεδία 866-868) σημειώνονται: α) κατά αύξουσα σειρά. Από το παλαιότερο στο πιο πρόσφατο, β) δίχως κενά μεταξύ των ενδείξεων/σημειογραφίας π.χ. τ.1,τεύχ.1(1990),γ) σύμφωνα με το πρότυπο ANSI/NISO: Συγκεκριμένα δείκτης 1: 4 ή  3 και Δείκτης 2: 1. Το συνεργατικό σχήμα συστήνει τη χρήση του επιπέδου 4.

  • Όσα holding ήδη υπάρχουν και δεν έχουν δείκτες παραμένουν ως έχουν. Ως γλώσσα σημειογραφίας των τόμων/τευχών/ευρετηρίων χρησιμοποιείται η γλώσσα του περιοδικού. Για επιπλέον πληροφορίες σχετικά με τη σημειογραφία συμβουλευτείτε και το πεδίο 362

Δημιουργία κάρτας και παραλαβής τευχών

Η δημιουργία holdings στις περιοδικές εκδόσεις (τευχών, συμπληρωμάτων ευρετηρίων κλπ.) μπορεί να πραγματοποιηθεί με 2 τρόπους: 

α) δημιουργία κάρτας (card box)  

β) επιλογή του “add new range” ή  χειροκίνητα στα πεδία 866-868.

1ος τρόπος : δημιουργία κάρτας (card box)

Α) Δημιουργία κάρτας με 2 επίπεδα αρίθμησης.

Επιλέγεται ή καταλογογραφείται η εγγραφή στην οποία θα προστεθούν τα holdings και ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα:

  1. Επιλογή summary 
  1. Scroll down και επιλογή holdings.
  1. Επιλογή Attach New holdings.

Εμφανίζεται η οθόνη “δημιουργία κάρτας” (create Card) → “Advance”

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη.

  1. Στο update holdings επιλογή yes.

Στο items on card προτείνεται το ανώτατο όριο (120). Προκειμένου να μην εμφανίζονται τα card boxes (κουτάκια της κάρτας παραλαβής τευχών) και η πληροφορία “latest received” στο κατάλογο  →   suppress Opac display, όπως έχει αποφασιστεί.  Επιπλέον δεν επιλέγεται  → το display  στην χρονολογία.

Με επιλογή ΟΚ → εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη (οθόνη card box) 

Εμφάνιση στον Opac μετά την παραλαβή τευχών.

Β) Ειδικές περιπτώσεις
  1. Δημιουργία κάρτας (card) με τρία ή περισσότερα επίπεδα αρίθμησης.

Προκειμένου να εμφανίζονται με σωστό τρόπο τρία ή περισσότερα επίπεδα αρίθμησης στο card box του συστήματος, σημειώνονται τα 2 επίπεδα αρίθμησης στο “Enumeration” και το τρίτο ή το επιπλέον επίπεδο στο “Alternate enumeration”.    

Η χρήση ή δημιουργία τριών ή περισσοτέρων επιπέδων αρίθμησης στην κάρτα του συστήματος, δεν σημαίνει απαραίτητα και την πλήρη εμφάνισή τους στον opac.

Τα στάδια που ακολουθούνται για τη δημιουργία κάρτας με τρία επίπεδα αρίθμησης περιγράφονται παρακάτω:

Εμφάνιση card box

 Εμφάνιση στον Opac

  1. Παραλαβή τεύχους με διπλή αρίθμηση

Για την καταχώρηση διπλού τεύχους και προκειμένου να εμφανίζεται με τον σωστό τρόπο στον opac, ακολουθούνται συγκεκριμένα στάδια.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ

Έστω τίτλος περιοδικού όπου ο τόμος 16 του έτους 2020 έχει διπλό τεύχ.8/9. Για την παραλαβή του ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία:

1.       διαγραφή του κουτιού που δεν θα κρατηθεί (στο παράδειγμά τ.16 τεύχ.8)

 2.       επιλογή κουτιού που κρατήθηκε (στο παράδειγμά τ.16 τεύχ.9)

 3.       δεξί κλικ, επιλογή box menu και μετά modify boxes individually

 4.        επιλογή του πεδίου που θα γίνει η αλλαγή (στο παράδειγμα τεύχ.9)

 5.      αλλαγή του τεύχ. 9 σε τεύχ. 8/9. ΠΡΟΣΟΧΗ χρησιμοποιείται η “/” (λοξή κάθετος) και όχι η “-” (παύλα) σύμφωνα με το πρότυπο ANSI/NISO Z39.71-2006 (R2011)

Εμφάνιση στο card box

 6.        ΑΠΑΡΑΊΤΗΤΑ στα “holdings” ακολουθούν διορθώσεις, όπως παρακάτω:

Εμφάνιση στον Opac

Χρήσιμες συμβουλές (Tips) για τη χρήση της κάρτας (card box )

  • Με δεξί κλικ πάνω σε ένα κουτάκι, δίνονται διάφορες επιλογές.
  • Σε περίπτωση προβλήματος στην αρίθμηση ή στους μήνες έπειτα από τη διαγραφή κουτιού της παρακολούθησης παραλαβής τευχών, τα επόμενα κουτάκια -αφού επιλεγούν/μαρκαριστούν- μπορούν να αναθεωρηθούν αυτόματα με την εντολή update boxes (για την εμφάνιση της εντολής “δεξί κλικ”). 
  • Για να ενημερωθούν αυτόματα τα card boxes στο σύνολο ή σε μέρος των κουτιών της παρακολούθησης παραλαβής τευχών, επιλέγουμε με κλικ το πρώτο κουτάκι της επιθυμητής αλλαγής και με παράλληλη χρήση του πλήκτρου shift το τελευταίο.  
  • Αλλαγές στο card box, επιβάλλουν τον έλεγχο και του record του holding, ακόμη και στην περίπτωση όπου αυτό εμφανίζεται σωστά στην οθόνη του. Οι όποιες διορθώσεις γίνονται απαραίτητα χειρωνακτικά (βλέπε βήμα 6 Ειδικές περιπτώσεις παραλαβή τεύχους με διπλή αρίθμηση).
  • Δεν υπάρχουν καλεντάρια σε διάφορες γλώσσες. Οι μήνες σημειώνονται/επιλέγονται μόνο στην αγγλική γλώσσα. Η εισαγωγή μηνών στη γλώσσα του περιοδικού μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο με τη χρήση του πεδίου 866 (βλέπε 2ος τρόπος δημιουργίας holdings, δίχως κάρτα (card box)-συγκεντρωτικά). 

2ος τρόπος: Δημιουργία holdings δίχως κάρτα (card box)-συγκεντρωτικά

Σε περίπτωση όπου η Βιβλιοθήκη επιλέξει να καταχωρήσει τα αποκτήματά (holdings) της συγκεντρωτικά, χωρίς τη δημιουργία κάρτας (card box), το σύστημα επιτρέπει τη δημιουργία τους με δύο τρόπους:

  1. από το σύστημα μέσω του “add new range”, οπότε δημιουργούνται αυτόματα ανάλογα πεδία 863, 864, 865,
  2. χειροκίνητα, δημιουργώντας πεδίο 866, 867, 868.
  1. Μέσω “Add New Range”

 α) Επιλογή  summary

β) scroll down και επιλογή holdings

γ) Επιλογή attach new holdings

δ) Εμφανίζεται η οθόνη για τη δημιουργία κάρτας και επιλέγεται cancel

ε) Επιλογή του 2ου κατά σειρά New Holdings που εμφανίζεται στην οθόνη.

στ) Επιλογή add new range

ζ) Ορίζεται η αρίθμηση, η χρονολογία και επιλέγεται το submit. Στο “display” επιλέγεται η αρίθμηση, αλλά όχι η χρονολογία.

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη εργασίας

η) Έπειτα από την καταχώρηση των τευχών, επιλέγεται το apply changes

Τα holdings έχουν δημιουργηθεί 

Σε περίπτωση ελλείψεων η παραπάνω διαδικασία μπορεί να επαναληφθεί όσες φορές χρειαστεί.

Έπειτα από την ολοκλήρωση της διαδικασίας και την επιλογή “save” στο “new record” εμφανίζονται τα holdings όπως δημιουργήθηκαν στο πεδίο 863

Η Βιβλιοθήκη αν επιθυμεί έχει τη δυνατότητα προσθήκης σημειώσεων (δημόσιων ή ιδιωτικών), καθώς και πεδίου εναλλακτικής ταξινόμησης στο πεδίο 099.

Εμφάνιση στον Opac

  1. Χειροκίνητα στα πεδία 866-868

α) Επιλογή  summary

β) scroll down και επιλογή holdings

 γ) Επιλογή attach new holdings

δ) Εμφανίζεται η δημιουργία κάρτας στην οθόνη και επιλέγεται το “cancel”

 ε) Επιλογή “New record”

δ) Εμφανίζεται η κάρτα και προστίθενται χειροκίνητα τα ανάλογα πεδία (866-868) ή και όσα η βιβλιοθήκη θεωρεί απαραίτητα να συμπεριληφθούν (πεδία σημειώσεων ή εναλλακτικής ταξινόμησης). 

 Εμφάνιση στον Opac

 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ