1. Εισαγωγή

Σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας του ILSaS, η ΟΠεΚ προτείνει τις κοινές πολιτικές και τον κοινό τρόπο λειτουργίας του «ILSaS» σε θέματα περιγραφικής καταλογογράφησης και συμμετέχει ενεργά στην εκπόνηση και εφαρμογή αντίστοιχων προδιαγραφών και πολιτικών. Επιπλέον, έχει την ευθύνη για την παραμετροποίηση του Συστήματος.

Η παρούσα Ετήσια Έκθεση παρουσιάζει τα πεπραγμένα της ΟΠεΚ κατά τη χρονική περίοδο Σεπτεμβρίου 2018 – Σεπτεμβρίου 2019 και στοχεύει:

• στην ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων στον ILSaS (βιβλιοθηκονόμων, ΣΕΑΒ, Διοικήσεις Βιβλιοθηκών-Μελών), αλλά και
• στον απολογισμό του συνολικού έργου των μελών της για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Σκοπός της Ετήσιας Έκθεσης πέρα από τον ενημερωτικό και απολογιστικό χαρακτήρα είναι η χάραξη του προγραμματισμού των εργασιών που θα απασχολήσουν την Επιτροπή το επερχόμενο έτος.

• Αποτελέσματα Έργου

Κατά το 4^ο έτος λειτουργίας της η ΟΠεΚ από το Σεπτέμβριο του 2018 – Σεπτέμβριο του 2019 πραγματοποίησε 5 διαδικτυακές συναντήσεις οι οποίες αποτυπώνονται σε 3  καταγεγραμμένα πρακτικά (Αρ.36-.Αρ.38).

Ο συνεργατικός κατάλογος, αποτελεί σήμερα το μεγαλύτερο κατάλογο της χώρας, περιέχοντας συνολικά 1.525.000 βιβλιογραφικές εγγραφές και 3.355.000 τεκμήρια ενώ οι καταχωρημένοι αυτή τη στιγμή χρήστες ανέρχονται σε 143.000.  Οι βιβλιοθηκονόμοι οι οποίοι χρησιμοποιούν το σύστημα και πρέπει να συντονίζονται, να ενημερώνονται και να επιμορφώνονται, ανέρχονται σε περίπου 400.

Τα παραπάνω στοιχεία φανερώνουν το μέγεθος του έργου και την ανάγκη συντονισμού που προκύπτει. Παράλληλα, από τα στατιστικά στοιχεία του συστήματος προκύπτει ακόμη ότι από τον Νοέμβριο του 2015 που ξεκίνησε η εισαγωγή νέων δεδομένων προστέθηκαν 75.659 νέες βιβλιογραφικές εγγραφές, γεγονός που δείχνει τη δυναμική του ενιαίου συστήματος στην εξοικονόμηση πόρων των βιβλιοθηκών-μελών. Συγκεκριμένα για το εξεταζόμενο έτος οι νέες εγγραφές ήταν: 13.085 ενώ προσετέθησαν 77.301 αριθμός τεκμηρίων.

Εικ.1: Η ετήσια εισαγωγή νέων εγγραφών στο SIERRA από την έναρξη λειτουργίας

του συνεργατικού σχήματος

Το έργο της ΟΠεΚ κατά το ακαδημαϊκό έτος Σεπτ.18 – Σεπτ.19 κινήθηκε σε δύο άξονες:

1. Διαμόρφωση πολιτικών καταλογογράφησης

Πιο συγκεκριμένα στο πλαίσιο της διαρκούς συζήτησης, ενημέρωσης και εμπλουτισμού των πολιτικών καταλογογράφησης έλαβαν χώρα τα κάτωθι:

• Πραγματοποιήθηκε διόρθωση σε μεγάλο αριθμό βιβλιογραφικών εγγραφών.
• Eνοποιήθηκαν και συγχωνεύθηκαν πολλαπλές εγγραφές για τις ίδιες εκδόσεις.
• Ομοιόμορφος τίτλος: Όταν υπάρχει ομοιόμορφος τίτλος, χωρίς κύρια συγγραφική υπευθυνότητα δηλ. χωρίς 100, ο πρωτότυπος τίτλος θα μπαίνει στο πεδίο 130 όχι στο 240.
•  Σε περίπτωση που γίνεται καθιέρωση στο 700 θα πρέπει απαραίτητα να γίνεται αναφορά στο 5ΧΧ.
• Αν υπάρχει ο συγγραφέας στο 505 στο υποπεδίο r τότε δεν καθιερώνεται στο 700.
• Σημειώνεται ότι τα ονόματα που γράφονται στο 505 r δεν ευρετηριάζονται στο Ευρετήριο Ονομάτων και ως εκ τούτου είναι αναζητήσιμα μόνο από το Ευρετήριο Λέξη-Κλειδί.
• Στην περίπτωση που έχουμε τεκμήριο με τίτλο το οποίο περιλαμβάνει πολλούς διαφορετικούς τίτλους χρησιμοποιούμε το πεδίο 501 : Δεμένο με
• Ανενεργά urls: Στην περίπτωση που εντοπιστεί ανενεργό url τεκμηρίου του καταλόγου μας στον MITOS προβαίνουμε στις απαραίτητες ενέργειες (π.χ. επικοινωνία με φορέα που παρέχει το πλήρες κείμενο) για την αποκατάσταση της λειτουργίας του.
• Χρήση του πεδίου Donation/Collections για τις δωρεές σε επίπεδο τεκμηρίου.
• Διόρθωση όσων θεμάτων βρίσκονται σε εγγραφές και είναι κεφαλαία σε μικρά γράμματα.
• Διαγραφή του |q από το 082
• Ενημέρωση της κας Παπαδάτου για τις εγγραφές με τοπική πληροφορία
• Όπου στα θέματα δεν υπάρχει η ένδειξη nlgaf και το θέμα δεν προέρχεται από το συγκεκριμένο ευρετήριο, βάζουμε 4, παρόλα αυτά δεν είναι επιθυμητή η συνεχής χρήση του 4.
• τα θέματα που φέρουν ένδειξη ΕΥΔΟΞΟΣ θα αλλάξουν μαζικά στο σύστημα.
• Στα 5ΧΧ το |5 (παλιό |9) να μένει μέχρι νεοτέρας.
• Συζητήθηκε το θέμα της καταχώρησης των e-books στα οποία υπάρχει πρόσβαση μέσω του Heal-Link. Αποφασίστηκε περαιτέρω διερεύνηση από τα μέλη όσον αφορά τις θεματικές περιοχές που καλύπτει η συγκεκριμένη συλλογή καθώς και πειραματισμός όσον αφορά την εμφάνισή της στον κατάλογο.
• Το θέμα της εισαγωγής των περιοδικών έχει δρομολογηθεί και για τα υπόλοιπα ιδρύματα στα οποία δεν είχαν εισαχθεί τα δεδομένα τους.
• Για τα βιβλία λογοτεχνίας θα χρησιμοποιείται το 650: Όταν πρόκειται για συλλογές χρησιμοποιούνται οι θεματικές υποδιαιρέσεις μορφής, στην περίπτωση μεμονωμένων βιβλίων δεν χρησιμοποιούνται. Εναλλακτικά μπορούμε να χρησιμοποιούμε το 653 (INDEX TERM –UNCONTROLLED) για οτιδήποτε κρίνουμε αναγκαίο.
• Θα διορθωθούν αυτόματα και σταδιακά οι εγγραφές των ebooks που περάστηκαν ως computer files.  

• Δραστηριοποίηση της ΟΠεΚ για την εισαγωγή και χρήση του προτύπου RDA από τις Βιβλιοθήκες του ILSaS

Κατά το προηγούμενο έτος δράσης της η ΟΠεΚ είχε καταρτίσει ένα σχέδιο Στρατηγικού Σχεδιασμού για την εισαγωγή και χρήση του προτύπου RDA από τις Βιβλιοθήκες του ILSaS. Κατά το έτος έκθεσης, την Επιτροπή απασχόλησε το θέμα του RDA αναφορικά με τη σωστή χρήση και απόδοση των πεδίων.

Η έλλειψη προγραμμάτων εκπαίδευσης σε συνδυασμό με την έλλειψη πρόσβασης στο RDA Toolkit, αποτρέπουν τα μέλη της Επιτροπής από το να αποφασίσουν την ολική χρήση του RDA για την επεξεργασία του υλικού του ILSaS.

Για το λόγο αυτό, η ΟΠεΚ αιτείται στη Συνέλευση Εκπροσώπων Μελών (ΣΕΜ) ILSaS, ως το αρμόδιο αποφασιστικό όργανο για τη λειτουργία του ILSaS, να προτείνει την απόκτηση πρόσβασης στο RDA Toolkit μέσω του ΣΕΑΒ, προς όφελος όλων των βιβλιοθηκών του Συνδέσμου, την οποία η ΣΕΜ ILSaS και να προωθήσει προς συζήτηση και απόφαση στη Γενική Συνέλευση του ΣΕΑΒ.

• Δημοσιότητα Έργου ΟΠεΚ

Στην ιστοσελίδα που έχει αναπτυχθεί από την ΚΟΥΣ μέσα από τον σύνδεσμο «Βιβλιοθηκονόμος»  (http://librarian.seab.gr/index.php/el/) του ΣΕΑΒ, με την ονομασία «ILSaS»  (http://librarian.seab.gr/index.php/el/%CE%B9lsas), έχουν δημοσιευθεί όλα τα πρακτικά των συναντήσεων της Επιτροπής.

Παράλληλα, έχει δημιουργηθεί σύνδεσμος «Ετήσια Έκθεση ΟΠεΚ» για την κοινοποίηση των πεπραγμένων λειτουργίας της, στον οποίο θα προστεθεί και η παρούσα Έκθεση.

• Σχεδιασμός – Προτάσεις για το 2020

Η ΟΠεΚ για το χρονικό διάστημα Σεπτ.2019 – Σεπτ.20 προτίθεται να συνεχίσει το έργο της και συγκεκριμένα να προβεί σε:

• Ολοκλήρωση του στρατηγικού σχεδιασμού υιοθέτησης του προτύπου RDA.
• Προώθηση του στρατηγικού σχεδιασμού για έγκριση από τα αρμόδια όργανα του ILSaS και ΣΕΑΒ.
• Έναρξη υλοποίησής του, αρχής γενομένης από την εκπαίδευση των βιβλιοθηκονόμων, με στόχο την τελική εφαρμογή του προτύπου στις βιβλιοθήκες-μέλη.

4αρχικά θα πρέπει να προωθηθεί προς έγκριση η προμήθεια του RDA toolkit μέσω του ΣΕΑΒ.

4κατόπιν να καταγραφεί το απαιτούμενο χρονοδιάγραμμα για την υλοποίηση του έργου.

• Έλεγχο και διόρθωση εγγραφών.
• Συγχώνευση εγγραφών ίδιων εκδόσεων.
• Σχεδιασμό διαμόρφωσης πολιτικής για τη διενέργεια ποιοτικού ελέγχου όλων των παλαιών εγγραφών. Διερεύνηση πρότασης συστηματικής διόρθωσης του καταλόγου.
• Προτάσεις για βελτίωση της αναζήτησης τόσο στη βάση του Sierra όσο και στον OPAC.

5. Πορίσματα – Σχόλια

Η ΟΠεΚ κατά το τρέχον έτος υλοποίησε, στο μέτρο των δυνατοτήτων της, όλους τους στόχους που είχε θέσει για το έτος 2019.

Η αναγκαιότητα αλλά και η συνεχής λειτουργία της ΟΠεΚ ολοκληρώνοντας τον τέταρτο χρόνο λειτουργίας της, κρίνεται αναμφισβήτητα από τα μέλη της επιτακτική.

Η Ομάδα Περιγραφικής Καταλογογράφησης (ΟΠεΚ) της ΔΕΕΠΜ του ILSaS

Ελένη Παπαδάτου (ΚΟΥΣ) / Συντονίστρια

Σταυρούλα Κουρή (ΚΟΥΣ)

Μαρία Καπνίζου (Βιβλιοθήκη ΕΜΠ)

Έλλη Άνθη (Βιβλιοθήκη Ιονίου Πανεπιστημίου)

Κωνσταντία Κακάλη/Ελένη Κρητικού (Βιβλιοθήκη Παντείου Πανεπιστημίου)

Ιφιγένεια Βαρδακώστα (Βιβλιοθήκη Χαροκοπείου Πανεπιστημίου)

Χριστίνα Δεληόγλου (Βιβλιοθήκη Οικονομικού Πανεπιστημίου)

Ευαγγελία Τσώλα (Βιβλιοθήκη ΕΚΠΑ)

Χαρά Ντουντουνάκη (Βιβλιοθήκη Πολυτεχνείου Κρήτης)

Κατερίνα Βουτυράκη (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Κρήτης)

Μαρίνα Ραπανάκη (Βιβλιοθήκη ΔΠΘ)

Αναστασία Κωστοπούλου (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Αθήνας)

Κωνσταντία Μπάντρα (Βιβλιοθήκη Πανεπιστημίου Ιωαννίνων)

Μαριάννα Γούσια (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Ηπείρου)

1. Εισαγωγή

Σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας του ILSaS, η ΟΠεΚ προτείνει τις κοινές πολιτικές και τον κοινό τρόπο λειτουργίας του «ILSaS» σε θέματα περιγραφικής καταλογογράφησης και συμμετέχει ενεργά στην εκπόνηση και εφαρμογή αντίστοιχων προδιαγραφών και πολιτικών. Επιπλέον, έχει την ευθύνη για την παραμετροποίηση του Συστήματος.

Η παρούσα Ετήσια Έκθεση παρουσιάζει τα πεπραγμένα της ΟΠεΚ κατά τη χρονική περίοδο Σεπτεμβρίου 2017 – Σεπτεμβρίου 2018 και στοχεύει:

• στην ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων στον ILSaS (βιβλιοθηκονόμων, ΣΕΑΒ, Διοικήσεις Βιβλιοθηκών-Μελών), αλλά και
• στον απολογισμό του συνολικού έργου των μελών της για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Σκοπός της Ετήσιας Έκθεσης πέρα από τον ενημερωτικό και απολογιστικό χαρακτήρα είναι η χάραξη του προγραμματισμού των εργασιών που θα απασχολήσουν την Επιτροπή το επερχόμενο έτος.

• Αποτελέσματα Έργου

Κατά το 3^ο έτος λειτουργίας της η ΟΠεΚ από το Σεπτέμβριο του 2017 – Σεπτέμβριο του 2018 πραγματοποίησε 11 διαδικτυακές συναντήσεις οι οποίες αποτυπώνονται σε 6 (;) καταγεγραμμένα πρακτικά (Αρ.31-.Αρ.36).

Ο συνεργατικός κατάλογος, αποτελεί σήμερα το μεγαλύτερο κατάλογο της χώρας, περιέχοντας συνολικά 1.520.500  βιβλιογραφικές εγγραφές και 3.318.539 τεκμήρια ενώ οι καταχωρημένοι αυτή τη στιγμή ενεργοί χρήστες ανέρχονται σε 206.623.  Οι βιβλιοθηκονόμοι οι οποίοι χρησιμοποιούν το σύστημα και πρέπει να συντονιστούν, να ενημερωθούν και να επιμορφωθούν ανέρχονται σε περίπου 400.

Τα παραπάνω στοιχεία φανερώνουν το μέγεθος του έργου και την ανάγκη συντονισμού που προκύπτει. Παράλληλα, από τα στατιστικά στοιχεία του συστήματος προκύπτει ακόμη ότι από τον Νοέμβριο του 2015 που ξεκίνησε η εισαγωγή νέων δεδομένων προστέθηκαν 33.470 νέες βιβλιογραφικές εγγραφές, γεγονός που δείχνει τη δυναμική του ενιαίου συστήματος στην εξοικονόμηση πόρων των βιβλιοθηκών-μελών. Συγκεκριμένα για το εξεταζόμενο έτος οι νέες βιβλιογραφικές εγγραφές ήταν  11.779 ενώ προσετέθησαν 71.223 νέα τεκμήρια.

Το έργο της ΟΠεΚ κατά το ακαδημαϊκό έτος Σεπτ.17 – Σεπτ.18 κινήθηκε σε δύο άξονες:

1. Διαμόρφωση πολιτικών καταλογογράφησης

Πιο συγκεκριμένα στο πλαίσιο της διαρκούς συζήτησης, ενημέρωσης και εμπλουτισμού των πολιτικών καταλογογράφησης έλαβαν χώρα τα κάτωθι:

• Πραγματοποιήθηκε διόρθωση σε μεγάλο αριθμό βιβλιογραφικών εγγραφών.
• Eνοποιήθηκαν και συγχωνεύθηκαν πολλαπλές εγγραφές για τις ίδιες εκδόσεις.
• Έγιναν συγχωνεύσεις λογοτεχνικών εκδόσεων best sellers
• Συζητήθηκαν και αποφασίστηκαν ζητήματα καταλογογράφησης ελληνικών και ξενόγλωσσων περιοδικών (π.χ. τρόπος καταγραφής συντομογραφιών, ελληνικές αποδόσεις αγγλόφωνων όρων για τη συχνότητα στα περιοδικά
• Αποφασίστηκε ο τρόπος διαχείρισης των τοπικών πληροφοριών στα ebooks
• Δόθηκαν διευκρινίσεις για τη χρήση πεδίων και δεικτών (π.χ. 008, 040)
• Κατεγράφη και συμφωνήθηκε η ελληνική απόδοση ορολογίας για το πεδίο 020 (ISBN)
• Συζητήθηκε η διαχείριση πολύτομων έργων από διαφορετικούς εκδότες
• Πραγματοποιήθηκαν διορθώσεις στον κατάλογο MITOS

• Δραστηριοποίηση της ΟΠεΚ για την εκπόνηση Στρατηγικού Σχεδιασμού αναφορικά με την εισαγωγή και χρήση του προτύπου RDA από τις Βιβλιοθήκες του ILSaS

Συγκεκριμένα :

• Συγκεντρώθηκε και δόθηκε από την ΚΟΥΣ στα μέλη της ΟΠεΚ αρθρογραφία σχετική με την εισαγωγή του προτύπου στη Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου, και σε βιβλιοθήκες άλλων χωρών (Η.Π.Α, Ευρώπης κ.λπ.) προκειμένου να ενημερωθούν.
• Κατόπιν, η ΟΠεΚ χωρίστηκε σε 3 υποομάδες προκειμένου αυτές να καταρτίσουν αντίστοιχα :

4την Ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης

4τον Προσδιορισμό του σκοπού-στόχων

4τον Τρόπο μετάβασης στο νέο πρότυπο και τα στάδια που απαιτούνται.

• Τα κείμενα που συντάχθηκαν συζητήθηκαν στις συναντήσεις της Επιτροπής, διορθώθηκαν, και συνενώθηκαν σε ενιαίο κείμενο για περαιτέρω βελτιώσεις.

• Δημοσιότητα Έργου ΟΠεΚ

Στην ιστοσελίδα που έχει αναπτυχθεί από την ΚΟΥΣ μέσα από τον σύνδεσμο «Βιβλιοθηκονόμος»  (http://librarian.seab.gr/index.php/el/) του ΣΕΑΒ, με την ονομασία «ILSaS»  (http://librarian.seab.gr/index.php/el/%CE%B9lsas), έχουν δημοσιευθεί όλα τα πρακτικά των συναντήσεων της Επιτροπής.

Παράλληλα, έχει δημιουργηθεί σύνδεσμος «Ετήσια Έκθεση ΟΠεΚ 2017-2018» για την κοινοποίηση των πεπραγμένων του πρώτου χρόνου λειτουργίας, στον οποίο θα προστεθεί και η παρούσα Έκθεση.

• Σχεδιασμός – Προτάσεις για το 2019

Η ΟΠεΚ για το χρονικό διάστημα Σεπτ.2018 – Σεπτ.19 προτίθεται να συνεχίσει το έργο της και συγκεκριμένα να προβεί σε:

• Ολοκλήρωση του στρατηγικού σχεδιασμού υιοθέτησης του προτύπου RDA.
• Προώθηση του στρατηγικού σχεδιασμού για έγκριση από τα αρμόδια όργανα του ILSaS και ΣΕΑΒ.
• Έναρξη υλοποίησής του, αρχής γενομένης από την εκπαίδευση των βιβλιοθηκονόμων, με στόχο την τελική εφαρμογή του προτύπου στις βιβλιοθήκες-μέλη.
• Έλεγχο και διόρθωση εγγραφών.
• Συγχώνευση εγγραφών ίδιων εκδόσεων.
• Σχεδιασμό διαμόρφωσης πολιτικής για τη διενέργεια ποιοτικού ελέγχου όλων των παλαιών εγγραφών. Διερεύνηση πρότασης συστηματικής διόρθωσης του καταλόγου.
• Προτάσεις για βελτίωση της αναζήτησης τόσο στη βάση του Sierra όσο και στον OPAC.

5. Πορίσματα – Σχόλια

Η ΟΠεΚ κατά το τρέχον έτος υλοποίησε, στο μέτρο των δυνατοτήτων της, όλους τους στόχους που είχε θέσει για το έτος 2018.

Η αναγκαιότητα αλλά και η συνεχής λειτουργία της ΟΠεΚ ολοκληρώνοντας τον τρίτο χρόνο λειτουργίας της, κρίνεται αναμφισβήτητα από τα μέλη της επιτακτική.

Η Ομάδα Περιγραφικής Καταλογογράφησης (ΟΠεΚ) της ΔΕΕΠΜ του ILSaS

Ελένη Παπαδάτου (ΚΟΥΣ) / Συντονίστρια

Σταυρούλα Κουρή (ΚΟΥΣ)

Μαρία Καπνίζου (Βιβλιοθήκη ΕΜΠ)

Έλλη Άνθη (Βιβλιοθήκη Ιονίου Πανεπιστημίου)

Κωνσταντία Κακάλη/Ελένη Κρητικού (Βιβλιοθήκη Παντείου Πανεπιστημίου)

Ιφιγένεια Βαρδακώστα (Βιβλιοθήκη Χαροκοπείου Πανεπιστημίου)

Χριστίνα Δεληόγλου (Βιβλιοθήκη Οικονομικού Πανεπιστημίου)

Ευαγγελία Τσώλα (Βιβλιοθήκη ΕΚΠΑ)

Χαρά Ντουντουνάκη (Βιβλιοθήκη Πολυτεχνείου Κρήτης)

Κατερίνα Βουτυράκη (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Κρήτης)

Μαρίνα Ραπανάκη (Βιβλιοθήκη ΔΠΘ)

Αναστασία Κωστοπούλου (Βιβλιοθήκη Πανεπιστημίου Δυτικής Αττικής- Πανεπιστημιούπολη1)

Κωνσταντία Μπάντρα (Βιβλιοθήκη Πανεπιστημίου Ιωαννίνων)

Μαριάννα Γούσια (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Ηπείρου)

1. Εισαγωγή

Σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας του ILSaS, η ΟΠεΚ προτείνει τις κοινές πολιτικές και τον κοινό τρόπο λειτουργίας του «ILSaS» σε θέματα περιγραφικής καταλογογράφησης και συμμετέχει ενεργά στην εκπόνηση και εφαρμογή αντίστοιχων προδιαγραφών και πολιτικών. Επιπλέον, έχει την ευθύνη για την παραμετροποίηση του Συστήματος.

Η παρούσα Ετήσια Έκθεση παρουσιάζει τα πεπραγμένα της ΟΠεΚ κατά τη χρονική περίοδο Σεπτεμβρίου 2016 – Σεπτεμβρίου 2017 και στοχεύει:

• στην ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων στον ILSaS (βιβλιοθηκονόμων, ΣΕΑΒ, Διοικήσεις Βιβλιοθηκών-Μελών), αλλά και
• στον απολογισμό του συνολικού έργου των μελών της για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Σκοπός της Ετήσιας Έκθεσης πέρα από τον ενημερωτικό και απολογιστικό χαρακτήρα είναι η χάραξη του προγραμματισμού των εργασιών που θα απασχολήσουν την Επιτροπή το επερχόμενο έτος.

• Αποτελέσματα Έργου

Κατά το 2^ο έτος λειτουργίας της η ΟΠεΚ από το Σεπτέμβριο του 2016 – Σεπτέμβριο του 2017 πραγματοποίησε 16 διαδικτυακές συναντήσεις οι οποίες αποτυπώνονται σε 15 καταγεγραμμένα πρακτικά (η μια συνάντηση είχε εκπαιδευτικό χαρακτήρα).

Ο συνεργατικός κατάλογος, αποτελεί σήμερα το μεγαλύτερο κατάλογο της χώρας, περιέχοντας συνολικά 1.537.221 βιβλιογραφικές εγγραφές και 3.261.424 τεκμήρια ενώ οι καταχωρημένοι αυτή τη στιγμή χρήστες ανέρχονται σε 383.712.  Οι βιβλιοθηκονόμοι οι οποίοι χρησιμοποιούν το σύστημα και πρέπει να συντονιστούν, να ενημερωθούν και να επιμορφωθούν ανέρχονται σε περίπου 400.

Τα παραπάνω στοιχεία φανερώνουν το μέγεθος του έργου και την ανάγκη συντονισμού που προκύπτει. Παράλληλα, από τα στατιστικά στοιχεία του συστήματος προκύπτει ακόμη ότι από τον Νοέμβριο του 2015 που ξεκίνησε η εισαγωγή νέων δεδομένων προστέθηκαν 50.795 νέες βιβλιογραφικές εγγραφές, γεγονός που δείχνει τη δυναμική του ενιαίου συστήματος στην εξοικονόμηση πόρων των βιβλιοθηκών-μελών. Συγκεκριμένα για το εξεταζόμενο έτος οι νέες εγγραφές ήταν: 44.469.

Στο έργο της ΟΠεΚ για το ακαδημαϊκό έτος Σεπτ.16 – Σεπτ.17 συγκαταλέγονται τα εξής:

• Πραγματοποιήθηκε ο στόχος που είχε τεθεί κατά το τέλος του προηγούμενου έτους για συνεργασία  με την Ομάδα Καταλογογράφησης της Εθνικής Βιβλιοθήκης και πλέον σε κάθε συνεδρίαση της ΟΠεΚ συμμετέχει και η ΕΒΕ. Έτσι, με την ανταλλαγή εμπειριών και απόψεων συντελείται η διαμόρφωση μιας αποτελεσματικής πολιτικής για ολόκληρη την ελληνική βιβλιοθηκονομική κοινότητα.
• Επικαιροποιήθηκαν και οριστικοποιήθηκαν θέματα σχετικά με τις φόρμες καταλογογράφησης (templates).
•  Έγινε καταγραφή βασικών αρχών πολιτικής καταλογογράφησης των περιοδικών και ηλεκτρονικών βιβλίων.
• Διατυπώθηκε η πολιτική μεταφόρτωσης μεμονωμένων βιβλιογραφικών εγγραφών από ξένες βάσεις με τη μέθοδο της απομακρυσμένης καταλογογράφησης (Remote Cataloguing).
• Επεκτάθηκε και βελτιώθηκε, όπου κρίθηκε αναγκαίο, η καταγραφή Πρότυπων Εγγραφών για τη διευκόλυνση των καταλογογράφων των βιβλιοθηκών-μελών στο SIERRA.
• Αποσαφηνίστηκε και προσδιορίστηκε η χρήση συγκεκριμένων πεδίων και της στίξης στις βιβλιογραφικές εγγραφές.
• Συγκεντρώθηκαν και αποδόθηκαν/μεταφράστηκαν εισαγωγικές φράσεις και περιγραφικοί όροι.
• Πραγματοποιήθηκε διόρθωση σε μεγάλο αριθμό βιβλιογραφικών εγγραφών.
• Πραγματοποιήθηκε συγκέντρωση και ενοποίηση των πρακτικών για μεγαλύτερη ευχρηστία εκ μέρους των καταλογογράφων. Το κείμενο ενημερώνεται συνεχώς διαμορφώνοντας έτσι τις  πολιτικές που ακολουθούνται από τα Ιδρύματα μέλη.
• Ενοποιήθηκαν και συγχωνεύθηκαν πολλαπλές εγγραφές για τις ίδιες εκδόσεις.
• Δοκιμάστηκε και αξιολογήθηκε για περίοδο 6 μηνών από τα μέλη της ΟΠεΚ η extra βάση των unique records.
• Διοργανώθηκε εκπαιδευτικό σεμινάριο σχετικά με το πρότυπο RDA με εκπαιδεύτρια την κ. Άσπα Τόγια, επίκουρη καθηγήτρια ΑΤΕΙ Θεσσαλονίκης, το οποίο παρακολούθησαν όλα τα μέλη της ΟΠεΚ.

• Δημοσιότητα Έργου ΟΠεΚ

Στην ιστοσελίδα που έχει αναπτυχθεί από την ΚΟΥΣ μέσα από τον σύνδεσμο «Βιβλιοθηκονόμος»  (http://librarian.seab.gr/index.php/el/) του ΣΕΑΒ, με την ονομασία «ILSaS»  (http://librarian.seab.gr/index.php/el/%CE%B9lsas), έχουν δημοσιευθεί όλα τα πρακτικά των συναντήσεων της Επιτροπής.

Παράλληλα, έχει δημιουργηθεί σύνδεσμος «Ετήσια Έκθεση ΟΠεΚ 2015-2016» για την κοινοποίηση των πεπραγμένων του πρώτου χρόνου λειτουργίας, στον οποίο θα προστεθεί και η παρούσα Έκθεση.

• Σχεδιασμός – Προτάσεις για το 2018

Η ΟΠεΚ για το χρονικό διάστημα Σεπτ.2017 – Σεπτ.18 προτίθεται να συνεχίσει το έργο της και συγκεκριμένα να προβεί σε:

• Έλεγχο και διόρθωση νέων εγγραφών από την έναρξη λειτουργίας του συστήματος μέχρι σήμερα.
• Συγχώνευση εγγραφών ίδιων εκδόσεων.
• Σχεδιασμό διαμόρφωσης πολιτικής για τη διενέργεια ποιοτικού ελέγχου όλων των παλαιών εγγραφών. Διερεύνηση πρότασης συστηματικής διόρθωσης του καταλόγου.
• Περαιτέρω εκπαίδευση των εξουσιοδοτημένων βιβλιοθηκονόμων στο πρότυπο RDA.
• Προτάσεις για βελτίωση της αναζήτησης τόσο στη βάση του Sierra όσο και στον OPAC.
• Δημιουργία online σελίδας πληροφόρησης για βιβλιοθηκονόμους του συνεργατικού σχήματος καταλογογράφησης.

5. Πορίσματα – Σχόλια

Η ΟΠεΚ κατά το τρέχον έτος υλοποίησε, στο μέτρο των δυνατοτήτων της, όλους τους στόχους που είχε θέσει για το έτος 2017.

Η αναγκαιότητα αλλά και η συνεχής λειτουργία της ΟΠεΚ ολοκληρώνοντας τον δεύτερο χρόνο λειτουργίας της, κρίνεται αναμφισβήτητα από τα μέλη της επιτακτική.

Η Ομάδα Περιγραφικής Καταλογογράφησης (ΟΠεΚ) της ΔΕΕΠΜ του ILSaS

Ελένη Παπαδάτου (ΚΟΥΣ) / Συντονίστρια

Σταυρούλα Κουρή (ΚΟΥΣ)

Μαρία Καπνίζου (Βιβλιοθήκη ΕΜΠ)

Έλλη Άνθη (Βιβλιοθήκη Ιονίου Πανεπιστημίου)

Κωνσταντία Κακάλη/Ελένη Κρητικού (Βιβλιοθήκη Παντείου Πανεπιστημίου)

Ιφιγένεια Βαρδακώστα (Βιβλιοθήκη Χαροκοπείου Πανεπιστημίου)

Χριστίνα Δεληόγλου (Βιβλιοθήκη Οικονομικού Πανεπιστημίου)

Ευαγγελία Τσώλα (Βιβλιοθήκη ΕΚΠΑ)

Χαρά Ντουντουνάκη (Βιβλιοθήκη Πολυτεχνείου Κρήτης)

Κατερίνα Βουτυράκη (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Κρήτης)

Μαρίνα Ραπανάκη (Βιβλιοθήκη ΔΠΘ)

Αναστασία Κωστοπούλου (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Αθήνας)

Κωνσταντία Μπάντρα (Βιβλιοθήκη Πανεπιστημίου Ιωαννίνων)

Μαριάννα Γούσια (Βιβλιοθήκη ΤΕΙ Ηπείρου)

Ως μορφή των Holdings ορίστηκε το ANSI/NISO

Γενικές οδηγίες

Έντυπες περιοδικές εκδόσεις

Ηλεκτρονικές περιοδικές εκδόσεις

(Υπό επεξεργασία)

• Όσα holding ήδη υπάρχουν και δεν έχουν δείκτες παραμένουν ως έχουν. Ως γλώσσα σημειογραφίας των τόμων/τευχών/ευρετηρίων χρησιμοποιείται η γλώσσα του περιοδικού. Για επιπλέον πληροφορίες σχετικά με τη σημειογραφία συμβουλευτείτε και το πεδίο 362

Δημιουργία κάρτας και παραλαβής τευχών

Η δημιουργία holdings στις περιοδικές εκδόσεις (τευχών, συμπληρωμάτων ευρετηρίων κλπ.) μπορεί να πραγματοποιηθεί με 2 τρόπους: 

α) δημιουργία κάρτας (card box)  

β) επιλογή του “add new range” ή  χειροκίνητα στα πεδία 866-868.

1ος τρόπος : δημιουργία κάρτας (card box)

Α) Δημιουργία κάρτας με 2 επίπεδα αρίθμησης.

Επιλέγεται ή καταλογογραφείται η εγγραφή στην οποία θα προστεθούν τα holdings και ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλογή summary 

2. Scroll down και επιλογή holdings.

3. Επιλογή Attach New holdings.

Εμφανίζεται η οθόνη “δημιουργία κάρτας” (create Card) → “Advance”

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη.

4. Στο update holdings επιλογή yes.

Στο items on card προτείνεται το ανώτατο όριο (120). Προκειμένου να μην εμφανίζονται τα card boxes (κουτάκια της κάρτας παραλαβής τευχών) και η πληροφορία “latest received” στο κατάλογο  →   suppress Opac display, όπως έχει αποφασιστεί.  Επιπλέον δεν επιλέγεται  → το display  στην χρονολογία.

Με επιλογή ΟΚ → εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη (οθόνη card box) 

Εμφάνιση στον Opac μετά την παραλαβή τευχών.

Β) Ειδικές περιπτώσεις

1. Δημιουργία κάρτας (card) με τρία ή περισσότερα επίπεδα αρίθμησης.

Προκειμένου να εμφανίζονται με σωστό τρόπο τρία ή περισσότερα επίπεδα αρίθμησης στο card box του συστήματος, σημειώνονται τα 2 επίπεδα αρίθμησης στο “Enumeration” και το τρίτο ή το επιπλέον επίπεδο στο “Alternate enumeration”.    

Η χρήση ή δημιουργία τριών ή περισσοτέρων επιπέδων αρίθμησης στην κάρτα του συστήματος, δεν σημαίνει απαραίτητα και την πλήρη εμφάνισή τους στον opac.

Τα στάδια που ακολουθούνται για τη δημιουργία κάρτας με τρία επίπεδα αρίθμησης περιγράφονται παρακάτω:

Εμφάνιση card box

 Εμφάνιση στον Opac

2. Παραλαβή τεύχους με διπλή αρίθμηση

Για την καταχώρηση διπλού τεύχους και προκειμένου να εμφανίζεται με τον σωστό τρόπο στον opac, ακολουθούνται συγκεκριμένα στάδια.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ

Έστω τίτλος περιοδικού όπου ο τόμος 16 του έτους 2020 έχει διπλό τεύχ.8/9. Για την παραλαβή του ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία:

1.       διαγραφή του κουτιού που δεν θα κρατηθεί (στο παράδειγμά τ.16 τεύχ.8)

 2.       επιλογή κουτιού που κρατήθηκε (στο παράδειγμά τ.16 τεύχ.9)

 3.       δεξί κλικ, επιλογή box menu και μετά modify boxes individually

 4.        επιλογή του πεδίου που θα γίνει η αλλαγή (στο παράδειγμα τεύχ.9)

 5.      αλλαγή του τεύχ. 9 σε τεύχ. 8/9. ΠΡΟΣΟΧΗ χρησιμοποιείται η “/” (λοξή κάθετος) και όχι η “-” (παύλα) σύμφωνα με το πρότυπο ANSI/NISO Z39.71-2006 (R2011)

Εμφάνιση στο card box

 6.        ΑΠΑΡΑΊΤΗΤΑ στα “holdings” ακολουθούν διορθώσεις, όπως παρακάτω:

Εμφάνιση στον Opac

Χρήσιμες συμβουλές (Tips) για τη χρήση της κάρτας (card box )

• Με δεξί κλικ πάνω σε ένα κουτάκι, δίνονται διάφορες επιλογές.
• Σε περίπτωση προβλήματος στην αρίθμηση ή στους μήνες έπειτα από τη διαγραφή κουτιού της παρακολούθησης παραλαβής τευχών, τα επόμενα κουτάκια -αφού επιλεγούν/μαρκαριστούν- μπορούν να αναθεωρηθούν αυτόματα με την εντολή update boxes (για την εμφάνιση της εντολής “δεξί κλικ”). 
• Για να ενημερωθούν αυτόματα τα card boxes στο σύνολο ή σε μέρος των κουτιών της παρακολούθησης παραλαβής τευχών, επιλέγουμε με κλικ το πρώτο κουτάκι της επιθυμητής αλλαγής και με παράλληλη χρήση του πλήκτρου shift το τελευταίο.  
• Αλλαγές στο card box, επιβάλλουν τον έλεγχο και του record του holding, ακόμη και στην περίπτωση όπου αυτό εμφανίζεται σωστά στην οθόνη του. Οι όποιες διορθώσεις γίνονται απαραίτητα χειρωνακτικά (βλέπε βήμα 6 Ειδικές περιπτώσεις παραλαβή τεύχους με διπλή αρίθμηση).
• Δεν υπάρχουν καλεντάρια σε διάφορες γλώσσες. Οι μήνες σημειώνονται/επιλέγονται μόνο στην αγγλική γλώσσα. Η εισαγωγή μηνών στη γλώσσα του περιοδικού μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο με τη χρήση του πεδίου 866 (βλέπε 2ος τρόπος δημιουργίας holdings, δίχως κάρτα (card box)-συγκεντρωτικά). 

2ος τρόπος: Δημιουργία holdings δίχως κάρτα (card box)-συγκεντρωτικά

Σε περίπτωση όπου η Βιβλιοθήκη επιλέξει να καταχωρήσει τα αποκτήματά (holdings) της συγκεντρωτικά, χωρίς τη δημιουργία κάρτας (card box), το σύστημα επιτρέπει τη δημιουργία τους με δύο τρόπους:

1. από το σύστημα μέσω του “add new range”, οπότε δημιουργούνται αυτόματα ανάλογα πεδία 863, 864, 865,
2. χειροκίνητα, δημιουργώντας πεδίο 866, 867, 868.

1. Μέσω “Add New Range”

 α) Επιλογή  summary

β) scroll down και επιλογή holdings

γ) Επιλογή attach new holdings

δ) Εμφανίζεται η οθόνη για τη δημιουργία κάρτας και επιλέγεται cancel

ε) Επιλογή του 2^ου κατά σειρά New Holdings που εμφανίζεται στην οθόνη.

στ) Επιλογή add new range

ζ) Ορίζεται η αρίθμηση, η χρονολογία και επιλέγεται το submit. Στο “display” επιλέγεται η αρίθμηση, αλλά όχι η χρονολογία.

Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη εργασίας

η) Έπειτα από την καταχώρηση των τευχών, επιλέγεται το apply changes

Τα holdings έχουν δημιουργηθεί 

Σε περίπτωση ελλείψεων η παραπάνω διαδικασία μπορεί να επαναληφθεί όσες φορές χρειαστεί.

Έπειτα από την ολοκλήρωση της διαδικασίας και την επιλογή “save” στο “new record” εμφανίζονται τα holdings όπως δημιουργήθηκαν στο πεδίο 863

Η Βιβλιοθήκη αν επιθυμεί έχει τη δυνατότητα προσθήκης σημειώσεων (δημόσιων ή ιδιωτικών), καθώς και πεδίου εναλλακτικής ταξινόμησης στο πεδίο 099.

Εμφάνιση στον Opac

2. Χειροκίνητα στα πεδία 866-868

α) Επιλογή  summary

β) scroll down και επιλογή holdings

 γ) Επιλογή attach new holdings

δ) Εμφανίζεται η δημιουργία κάρτας στην οθόνη και επιλέγεται το “cancel”

 ε) Επιλογή “New record”

δ) Εμφανίζεται η κάρτα και προστίθενται χειροκίνητα τα ανάλογα πεδία (866-868) ή και όσα η βιβλιοθήκη θεωρεί απαραίτητα να συμπεριληφθούν (πεδία σημειώσεων ή εναλλακτικής ταξινόμησης). 

 Εμφάνιση στον Opac

 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ